مدیریت زمان - هفت وقت تلف کن بزرگ - کاغذ بازی

کاغذ بازی

انباشته شدن نامه ها کاغذی یا الکترونیکی به خاطر نداشتن نظم و ترتیب هست.

مدتی از وقت خود را در انتهای کار یا انتهای هفته به مرتب کردن قرار دهید.

تک تک فایلها و کاغذها را بررسی کنید و از خود بپرسید: "آیا واقعاً من به این فایل یا کاغذ نیاز دارم"

سپس به درجه بندی اولویت آن نامه ها بپردازید. آنهایی که مهمتر از همه هستند سمت چپ، آنهایی که درجه اهمیت کمتری دارند وسط و آنهایی که کمترین اهمیت را دارند سمت راست میزتان بگذارید.

اول از نامه های خیلی مهم شروع کنید و تا در مورد نامه ای که دستتان هست تصمیم نگرفته اید، کار دیگری انجام ندهید

بعد از انجام نامه های خیلی مهم به سراغ نامه های مهم بروید.

نامه های بی اهمیت را در کشوی میزتان بگذارید، هر از چند گاهی نصف آنها را دور بریزید.

میتوانید از نامه ها اسکن گرفته و در کامپیوتر قرار دهید و نامه کاغذی را نگهداری نکنید.

مدیریت زمان - هفت وقت تلف کن بزرگ - وقفه ها

وقفه ها  به سه شکل هستند

اشخاص

آدمهای پرحرف، کسانی که به دنبال وقت تلف کردن و تفریح و شوخی در کار هستند، کسانی که به دنبال دریافت نصیحت شما هستند، کسانی که همیشه از همه چیز شکایت دارند و ...

سعی کنید پیش از اینکه آن فرد وارد دفتر کار شما بشود، متوفقش کنید. به محض اینکه وارد شود و بنشیند خلاص شدن از دستش کار ساده ای نیست.

اگر میبینید که دارد می آید، از دفتر کار خود خارج شوید، خارج از دفتر کار خود با او روبرو شوید.

اگر اصرار داشت که در دفتر کار شما میخواهد ملاقات کند، به او بگویید که در دفتر خودش با او ملاقات خواهید کرد.

میز را روبروی در یا در چشم قرار ندهید.

اگر وارد دفتر شما شد، بلند شوید و زیرچشمی ساعت را نگاه کنید.

تعداد کمی صندلی در اتاق قرار دهید یا اگر امکان دارد صندلی دیگری قرار ندهید.

به آنها بفهمانید وقتی برای تلف کردن ندارید.

تماسهای تلفنی

در هنگام مکالمات تلفنی کارهای ساده انجام دهید؛ نامه ها را امضا کنید،میزتان را مرتب کنید و یا اگر مجبورید صبر کنید مجله یا کتاب بخوانید.

برنامه ای برای تماسهای تلفنی تدوین کنید و به آنها آموزش دهید چگونه به تلفنها پاسخ دهند

خودتان هم سعی نکنید با تماسهای تلفنی وقت دیگران را بگیرید.

وقت مشخصی در طول روز تعیین کنید تا به تماسهای تلفنی جواب دهید.

در صورت امکان کسی که تماس گرفت ، جواب تلفن ایشان را به وقتی که تعیین کرده اید

قبل از اینکه با کسی تماس بگیرید از قبل برنامه ریزی کنید، چه چیزهایی باید بگویید تا مجبور نشوید مجدداً تماس بگیرید.

به کسانی که در پای تلفن پرحرفی میکنند بگویید که وقت ندارید، باید در یک جلسه شرکت کنید یا کسی منتظر شماست.

بررسی کنید در طول روز یا هفته چه زمانی بیشتر با شما تماس میگیرند و سعی کنید که کارهایتان را کمتر در این زمانها بیاندازید.

بحرانها

به دنبال راه هایی باشید که بحران را حل کنید.

تمام بحرانهایی که هفته یا ماه گذشته اتفاق افتاده بررسی کنید. کدام واحد این اتفاقات بیشتر افتاده، چه کسی یا چه چیزی عامل بوجود آوردنده این بحران بوده. یاد بگیرید انتظار بحران را داشته باشید. نترسید چند دقیقه فکر کنید تا راه حلی پیدا کنید.