مدیریت زمان - چگونه وقت خود را به اثربخش ترین شکل مدیریت کنید

عهد بستن با خود راز موفقیت

ویژگی های یک عهد خوب، به طوری بتوان به آن عمل کرد:

واقع گرایانه باشد

تاریخ شروع تعیین کنید. مثلاً از فردا یا فلان تاریخ

مشخص کنید در حال حاظر چگونه میخواهید از وقت خود استفاده کنید.

یک جدول زمانی روزانه درست کنید. جدول را به بلوک های 15 دقیقه تقسیم کنید. درجه اهمیت کارهای را مشخص کنید.

اگر این کار سخت هست، هر بار در طول روز که کار خود را تغییر میدهید یادداشت کنید.

درجه اهمیت کارهایی که در طول روز انجام میدهید را مشخص کنید.

A به منزله کارهای خیلی مهم، همین امروز باید انجام شود.

B به منزله کارهای مهم، ولی لازم نیست همین امروز انجام شود.

C کارهای مهمی نیست، آخر از همه انجام شود. در بعضی مواقع اگر آنها را نادیده بگیریم، مشکلی پیش نمی آید.

وقفه ها، علت آنها و کسانی که علت مانع رسیدن شما به هدف میشوند مشخص کنید.

ساعتهای ناهار را ثبت کنید، از زمانی که بیدار میشود تا به خانه میرسیدو و همه چیز زا یادداشت کنید

این سوالها را از خود بپرسید:

1-  چه زمانی به کارهای اصلی و مهم خودم رسیدم.

2-  آیا میتوانستم زودتر شروع کنم

3-  پر بازده ترین وقت من در طول روز کی بود؟

4-  کم بازده ترین وقت من کی بود؟

5-  آیا هیچ ترتیب یا قالب خاصی در برنامه زمانی من دیده میشود؟

6-  من اولین ساعت کاری خود را چگونه میگذرانم؟

7-  چه کسی یا چه کاری بیشترین وقفه را ایجاد کردهو آیا هیچ دلیلی خوبی برای این وقفه های وجود داشته؟

8-  آیا کاری هست که بتوانم آن را حذف کنم؟

9-  روی چه فعالیتهایی بیش از اندازه یا کمتر از اندازه وقت میگذارم

10-        آیا کاری هست که واقعاً کار من نباشد و بتوانم به اشخاص دیگر

 تعیین اهداف بلند مدت و کوتاه

بدون داشتن هدف به آنجایی که میخواهیم نمیرسیم. باید بدانیم کجا هستیم و به چه چیزی میخواهیم برسیم.

اهداف بلند مدت

1-  اهداف دراز مدت شغلی خود را برای یکسال یا بیشتر. کاری روی ورقه کاغذ فهرست کنید به طوری دارای مهلت رسیدن به هدف باشد و اینکه با هداف سازمان همسو باشد.

2-      اهداف درازمدت شخصی را برای رسیدن به هدف فهرست کنید.

3-      الویت بندی اهداف و برنامه ریزی جهت رسیدن به آنها

حالا بر اساس اهداف بلند مدت، اهداف کوتاه مدت را تعیین کنید:

در تقویم فعالیتهای هر ماه برای رسیدن به هداف را فهرست کنید و کارهایی که در طول هفته باید انجام داد مشخص کنید. هر هفته به اندازه چهار هفته بعد برنامه داشته باشد و آخر هر هفته این برنامه را به روز نمایید.

تنظیم وقتهای روزانه بر اساس اولیت انجام. این لیست را هر روز به روز نمایید. ممکن است اولویت بندی ها تغییر نماید.

کار روزانه خود را زمانبندی نمایید

کل روز را نمیتوان برنامه ریزی کرد، زمانهایی جهت اتفاقات پیش بینی نشده در نظر بگیرید

در طول هفته در یک زمان یکسان لیست را به روز کنید.

یک لیست داشته باشید.

میتوانید از رنگهای مختلف برای نشان دادن اهمیت کارها استفاده کنید.

میتوانید از کارت به جای لیست استفاده کنید و هر کار را در یک کارت بنویسید.

زیاد هم سخت نگیرید خیلی دقیق نمیتوان برنامه ریزی کرد

همه چیزی را در لیست بیاورید و چیزی را از قلم نیاندازید.

اگر میتوانید کارها را به دیگران تفویض نمایید.

لیست را جلوی چشم خود نگهدارید.

کارهایی که سخت هست یا نامطلوب هست را اول از همه انجام دهید. چون فکر شما را در طول روز مشغول میکند و بازدهی نخواهی داشت.

مقداری وقت به فکر کردن و استراحت کردن اختصاص دهید.

برای اینکه کار بزرگ و سختی را به اتمام برسانید، آن کار را به قسمتهای کوچکتر تقسیم کنید.