مدیریت زمان

آنچه در این نوشتار در مورد مدیریت زمان خواهید آموخت:

·       تصورات غلط

·       عوامل تنش زا

·       چگونه وقت خود را به اثربخش ترین شکل مدیریت کنید

·       هفت وقت تلف کن بزرگ

مدیریت زمان - هفت وقت تلف کن بزرگ - مسامحه تعلل یا به تعویق انداختن کار

مسامحه (تعلل، به تعویق انداختن کار)

عوامل تعلل شامل موارد زیر میباشد:

·       یکی از علل تعلل تنبلی است، بهترین راه برای شروع، شروع کردنه، بنشینید و کاری را شروع کنید

·       ترس از ناشناخته ها یکی دیگر از عوامل تعلل هست.

·       انتظار برای الهام گرفتن و ایده ای به ذهن آمدن، کار را شروع کنید، ایده در حین کار می آید.

·       وجود کارهایی که تمایلی برای انجام ندارید. قبل از هر چیز این کارها را انجام دهید.

·       دو دلی یا ترس از شکست یا دوست داشتن انجام کار به بهترین شکل موجود به تعویق انجام دادن کار

·       خوب انجام دادن چندین کار بهتر از سعی برای انجام دادن یک کار به بهترین شکل

مدیریت زمان - هفت وقت تلف کن بزرگ - خواندن و نوشتن

خواندن و نوشتن

میخوانید که اطلاعات بگیرید، اگر راهی غیر از خواندن جهت اطلاعات گرفتن وجود دارد از آن استفاده کنید. مثلاً از دیگران بخواهید مطالبشان را ضبط کند و در راه منزل یا اداره آنها را گوش کنید.

شخصی را پیدا کنید که مطالب را بخواند و دسته بندی کند و خلاصه آنها را به شما بگوید.

یک فرد عادی 60 تا 200کلمه در دقیقه میخواند، آموزش تند خوانی میتواند کمک کند.

در هنگام نوشتن با دقت و خوش خط بنویسید یا اگر امکان دارد تایپ نمایید.

هدف نوشتن ارتباط برقرار کردن است

از واژه های سنگین و تخصصی استفاده نکنید

سعی کنید هر جمله بیش از 15 تا 20 کلمه نباشد.

در هر پاراگراف از دو یا سه جمله بیشتر استفاده نکنید.

سعی کنید از کلماتی با تعداد حروف کم استفاده کنید.

سعی کنید یادداشتهای کوتاه بیشتر از یک صفحه نشود.

مختصر و مفید بنویسید، یکبار بخوانید و تا جایی که میشود، جملات اضافی را حذف نمایید.

به شکلی که صحبت میکنید بنویسید تا بهتر ارتباط برقرار کنید.

مدیریت زمان - هفت وقت تلف کن بزرگ - جلسات

جلسات

قبل از شروع جلسه ، بررسی کنید آیا با کار دیگه ای، دستور جلسه پیش میرود، مثلاً با یک تماس تلفنی.

به صرف اینکه هر سه شنبه جلسه دارید، خود را در دام جلسات گرفتار نکنید. شاید نیازی به برگزاری جلسه نباشد.

تعداد شرکت کننده ها را در حداقل ممکن قرار دهید

زمان جلسه را در موقعی بگذارید که افراد وقت زیادی ندارند، مثلاً در پایان وقت یا قبل از زمان ناهار

به موقع جلسه را شروع کنید

اگر میتوانید جلسه را سرپایی انجام دهید تا سریعتر کار انجام شود.

در چهارچوب دستور جلسه عمل کنید.

سعی کنید جلسه به موقع تمام شود و از قبل تعیین کنید که زمان پایان جلسه چه موقع است

یک نفر را مسئول یاداشت برداری از موضاعات جلسه کنید. یادداشت کنید چه اقدامی باید انجام شود توسط چه کسی و تا چه موقع

قبل از خاتمه جلسه، کارهایی که انجام شده جمع بندی کنید

مدیریت زمان - هفت وقت تلف کن بزرگ - کاغذ بازی

کاغذ بازی

انباشته شدن نامه ها کاغذی یا الکترونیکی به خاطر نداشتن نظم و ترتیب هست.

مدتی از وقت خود را در انتهای کار یا انتهای هفته به مرتب کردن قرار دهید.

تک تک فایلها و کاغذها را بررسی کنید و از خود بپرسید: "آیا واقعاً من به این فایل یا کاغذ نیاز دارم"

سپس به درجه بندی اولویت آن نامه ها بپردازید. آنهایی که مهمتر از همه هستند سمت چپ، آنهایی که درجه اهمیت کمتری دارند وسط و آنهایی که کمترین اهمیت را دارند سمت راست میزتان بگذارید.

اول از نامه های خیلی مهم شروع کنید و تا در مورد نامه ای که دستتان هست تصمیم نگرفته اید، کار دیگری انجام ندهید

بعد از انجام نامه های خیلی مهم به سراغ نامه های مهم بروید.

نامه های بی اهمیت را در کشوی میزتان بگذارید، هر از چند گاهی نصف آنها را دور بریزید.

میتوانید از نامه ها اسکن گرفته و در کامپیوتر قرار دهید و نامه کاغذی را نگهداری نکنید.