مدیریت زمان - هفت وقت تلف کن بزرگ - وقفه ها

وقفه ها  به سه شکل هستند

اشخاص

آدمهای پرحرف، کسانی که به دنبال وقت تلف کردن و تفریح و شوخی در کار هستند، کسانی که به دنبال دریافت نصیحت شما هستند، کسانی که همیشه از همه چیز شکایت دارند و ...

سعی کنید پیش از اینکه آن فرد وارد دفتر کار شما بشود، متوفقش کنید. به محض اینکه وارد شود و بنشیند خلاص شدن از دستش کار ساده ای نیست.

اگر میبینید که دارد می آید، از دفتر کار خود خارج شوید، خارج از دفتر کار خود با او روبرو شوید.

اگر اصرار داشت که در دفتر کار شما میخواهد ملاقات کند، به او بگویید که در دفتر خودش با او ملاقات خواهید کرد.

میز را روبروی در یا در چشم قرار ندهید.

اگر وارد دفتر شما شد، بلند شوید و زیرچشمی ساعت را نگاه کنید.

تعداد کمی صندلی در اتاق قرار دهید یا اگر امکان دارد صندلی دیگری قرار ندهید.

به آنها بفهمانید وقتی برای تلف کردن ندارید.

تماسهای تلفنی

در هنگام مکالمات تلفنی کارهای ساده انجام دهید؛ نامه ها را امضا کنید،میزتان را مرتب کنید و یا اگر مجبورید صبر کنید مجله یا کتاب بخوانید.

برنامه ای برای تماسهای تلفنی تدوین کنید و به آنها آموزش دهید چگونه به تلفنها پاسخ دهند

خودتان هم سعی نکنید با تماسهای تلفنی وقت دیگران را بگیرید.

وقت مشخصی در طول روز تعیین کنید تا به تماسهای تلفنی جواب دهید.

در صورت امکان کسی که تماس گرفت ، جواب تلفن ایشان را به وقتی که تعیین کرده اید

قبل از اینکه با کسی تماس بگیرید از قبل برنامه ریزی کنید، چه چیزهایی باید بگویید تا مجبور نشوید مجدداً تماس بگیرید.

به کسانی که در پای تلفن پرحرفی میکنند بگویید که وقت ندارید، باید در یک جلسه شرکت کنید یا کسی منتظر شماست.

بررسی کنید در طول روز یا هفته چه زمانی بیشتر با شما تماس میگیرند و سعی کنید که کارهایتان را کمتر در این زمانها بیاندازید.

بحرانها

به دنبال راه هایی باشید که بحران را حل کنید.

تمام بحرانهایی که هفته یا ماه گذشته اتفاق افتاده بررسی کنید. کدام واحد این اتفاقات بیشتر افتاده، چه کسی یا چه چیزی عامل بوجود آوردنده این بحران بوده. یاد بگیرید انتظار بحران را داشته باشید. نترسید چند دقیقه فکر کنید تا راه حلی پیدا کنید.

مدیریت زمان - چگونه وقت خود را به اثربخش ترین شکل مدیریت کنید

عهد بستن با خود راز موفقیت

ویژگی های یک عهد خوب، به طوری بتوان به آن عمل کرد:

واقع گرایانه باشد

تاریخ شروع تعیین کنید. مثلاً از فردا یا فلان تاریخ

مشخص کنید در حال حاظر چگونه میخواهید از وقت خود استفاده کنید.

یک جدول زمانی روزانه درست کنید. جدول را به بلوک های 15 دقیقه تقسیم کنید. درجه اهمیت کارهای را مشخص کنید.

اگر این کار سخت هست، هر بار در طول روز که کار خود را تغییر میدهید یادداشت کنید.

درجه اهمیت کارهایی که در طول روز انجام میدهید را مشخص کنید.

A به منزله کارهای خیلی مهم، همین امروز باید انجام شود.

B به منزله کارهای مهم، ولی لازم نیست همین امروز انجام شود.

C کارهای مهمی نیست، آخر از همه انجام شود. در بعضی مواقع اگر آنها را نادیده بگیریم، مشکلی پیش نمی آید.

وقفه ها، علت آنها و کسانی که علت مانع رسیدن شما به هدف میشوند مشخص کنید.

ساعتهای ناهار را ثبت کنید، از زمانی که بیدار میشود تا به خانه میرسیدو و همه چیز زا یادداشت کنید

این سوالها را از خود بپرسید:

1-  چه زمانی به کارهای اصلی و مهم خودم رسیدم.

2-  آیا میتوانستم زودتر شروع کنم

3-  پر بازده ترین وقت من در طول روز کی بود؟

4-  کم بازده ترین وقت من کی بود؟

5-  آیا هیچ ترتیب یا قالب خاصی در برنامه زمانی من دیده میشود؟

6-  من اولین ساعت کاری خود را چگونه میگذرانم؟

7-  چه کسی یا چه کاری بیشترین وقفه را ایجاد کردهو آیا هیچ دلیلی خوبی برای این وقفه های وجود داشته؟

8-  آیا کاری هست که بتوانم آن را حذف کنم؟

9-  روی چه فعالیتهایی بیش از اندازه یا کمتر از اندازه وقت میگذارم

10-        آیا کاری هست که واقعاً کار من نباشد و بتوانم به اشخاص دیگر

 تعیین اهداف بلند مدت و کوتاه

بدون داشتن هدف به آنجایی که میخواهیم نمیرسیم. باید بدانیم کجا هستیم و به چه چیزی میخواهیم برسیم.

اهداف بلند مدت

1-  اهداف دراز مدت شغلی خود را برای یکسال یا بیشتر. کاری روی ورقه کاغذ فهرست کنید به طوری دارای مهلت رسیدن به هدف باشد و اینکه با هداف سازمان همسو باشد.

2-      اهداف درازمدت شخصی را برای رسیدن به هدف فهرست کنید.

3-      الویت بندی اهداف و برنامه ریزی جهت رسیدن به آنها

حالا بر اساس اهداف بلند مدت، اهداف کوتاه مدت را تعیین کنید:

در تقویم فعالیتهای هر ماه برای رسیدن به هداف را فهرست کنید و کارهایی که در طول هفته باید انجام داد مشخص کنید. هر هفته به اندازه چهار هفته بعد برنامه داشته باشد و آخر هر هفته این برنامه را به روز نمایید.

تنظیم وقتهای روزانه بر اساس اولیت انجام. این لیست را هر روز به روز نمایید. ممکن است اولویت بندی ها تغییر نماید.

کار روزانه خود را زمانبندی نمایید

کل روز را نمیتوان برنامه ریزی کرد، زمانهایی جهت اتفاقات پیش بینی نشده در نظر بگیرید

در طول هفته در یک زمان یکسان لیست را به روز کنید.

یک لیست داشته باشید.

میتوانید از رنگهای مختلف برای نشان دادن اهمیت کارها استفاده کنید.

میتوانید از کارت به جای لیست استفاده کنید و هر کار را در یک کارت بنویسید.

زیاد هم سخت نگیرید خیلی دقیق نمیتوان برنامه ریزی کرد

همه چیزی را در لیست بیاورید و چیزی را از قلم نیاندازید.

اگر میتوانید کارها را به دیگران تفویض نمایید.

لیست را جلوی چشم خود نگهدارید.

کارهایی که سخت هست یا نامطلوب هست را اول از همه انجام دهید. چون فکر شما را در طول روز مشغول میکند و بازدهی نخواهی داشت.

مقداری وقت به فکر کردن و استراحت کردن اختصاص دهید.

برای اینکه کار بزرگ و سختی را به اتمام برسانید، آن کار را به قسمتهای کوچکتر تقسیم کنید.